👋 Nhắn cho DOL để tìm hiểu chi tiết về các khóa học IELTS nhé!

Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Bạn đang bối rối khi được yêu cầu viết email bằng tiếng Anh thật ấn tượng với văn phong, ngôn từ chuyên nghiệp để gửi cho nhà tuyển dụng xin phỏng vấn việc làm? Mặc dù đa số chúng ta đã làm quen với việc nhắn tin trên điện thoại di động và mạng xã hội, ít có ai thực sự thuần thục việc soạn thảo email. Kỹ năng viết email là kỹ năng hữu ích trong đời sống và công việc vì nó cho phép bạn đề cập đầy đủ thông tin cần thiết, với văn phong trang trọng, lịch sự.  Trong bài viết về cách viết email bằng tiếng Anh này, DOL sẽ cung cấp cho các bạn các cấu trúc viết email, những mẫu câu email thường dùng và một số mẫu email tham khảo nhé!

cách viết email bằng tiếng Anh

Cách viết email bằng tiếng Anh

Một email hoàn chỉnh thường sẽ có 6 phần chính.

  • Greeting 

  • Opening Comment

  • Introduction

  • Main Point

  • Concluding Sentence

  • Signing Off

Các phần sẽ được đi vào cụ thể như sau.

Viết email phần Greeting (Chào hỏi)

Khi viết mail cho người khác trong văn hóa Việt Nam, bạn thường được sử dụng Tên của đối phương. Tuy nhiên, khi viết thư cho đối tượng là người phương Tây, bạn phải dùng Họ (Last name) để thể hiện sự trang trọng (trừ khi đã thân thiết thì ta có thể dụng First Name của họ).

Một số trường hợp chào hỏi khác nhau trong email.



Chào hỏi

Mẫu

Dịch nghĩa

Chào hỏi trang trọng

Dear + title (danh xưng)  + Last name

Kính gửi …

Chào hỏi thân mật

Hi/Hello/Good (buổi trong ngày) + First name

Xin chào…

Không biết rõ tên người nhận

To whom it may concern 

Dear Sir/Madam

Kính gửi các cơ quan hữu quan.

Lưu ý:

  • Dùng Ms đối với phụ nữ độc thân, và Mrs đối với phụ nữ đã có gia đình.

  • Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì có thể sử dụng Dear Sir/madam.

Viết email phần Opening comment (Lời mở đầu)

Ở đây người viết thể hiện sự tế nhị và lịch sự bằng cách hỏi thăm người nhận trước, hoặc đưa ra lời cảm ơn về sự tương tác với nhau trước đó.

Một số cách mở đầu thông dụng.



Mở đầu

Mẫu

Dịch nghĩa

Hỏi thăm

How are you?

Bạn như thế nào rồi?

How are things?

Bạn như thế nào rồi?

I hope this email finds you well.

Hy vọng bạn vẫn ổn.

I hope you are doing well.

Hy vọng bạn vẫn ổn.

I hope you have a nice weekend.

Mong bạn có một cuối tuần vui vẻ.

Cảm ơn

Thank you for your prompt response.

Cảm ơn bạn vì sự phản hồi nhanh chóng của bạn! 

Thank you for signing up.

Cảm ơn bạn đã đăng ký.

Thank you for choosing us.

Cảm ơn bạn đã lựa chọn chúng tôi.

Lưu ý

  • Với những đối tượng nhận email là khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,... phần mở đầu sẽ mang tính trang trọng và thường là cảm ơn. 

  • Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục đích hồi đáp

  • Nếu người nhận email là người quen, bạn có thể bắt đầu bằng những lời hỏi thăm về công việc, những lời chúc, hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước.

Viết email phần Introduction (Giới thiệu)

Đây là phần bạn sẽ nêu ra lý do viết lá thư này, nhằm thông báo cho người nhận thư nhìn thấy được nội dung của lá thư là về gì (phàn nàn, thông báo, nhắc nhở,...). 

Một số mẫu câu giới thiệu thường dùng như sau.



Giới thiệu

Mẫu

Dịch nghĩa

Đề cập đến vấn đề trước

Reflecting on our journey together…

Nhìn lại cuộc hành trình của chúng ta vừa qua … 

Recalling our discussions about...

Đề cập đến cuộc đối thoại về …

In light of our recent conversation about…

Đề cập đến cuộc đối thoại gần đây về …

As we discussed during our last meeting...

Như chúng ta đã bàn ở cuộc họp trước …

Building upon our previous interactions...

Dựa trên tương tác gần đây của chúng ta …

Yêu cầu

In light of the matter at hand, may I kindly ask for…

Xin anh/chị có thể giúp tôi với vấn đề …

I would be most grateful if you could...

Tôi sẽ rất biết ơn nếu anh/chị có thể…

Might I trouble you to provide...

Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…

Báo tin tốt

I am delighted to bring to your attention some encouraging news that…

Tôi vui mừng đem đến cho bạn tin tốt rằng …

We are pleased to announce that…

Chúng tôi vui mừng thông báo …

It is with great satisfaction that we announce…

Chúng tôi vui mừng thông báo …

Báo tin xấu

I regret to inform you that we are facing...

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đang đối mặt …

It is with deep regret that I have to convey…

Tôi rất tiếc phải thông báo rằng … 

It is with great sadness that we…

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng …

Lưu ý

  • Bạn không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó bạn nên ghi rõ I am.

  • Đối với các mối quan hệ xã giao, bạn nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói trực tiếp cho các mối quan hệ thân mật hơn.

Viết email phần Mainpoint (Nội dung chính)

Tại đây bạn sẽ đưa ra các chi tiết của thông tin cần truyền đạt, thường sẽ trả lời cho các câu hỏi Wh-question như What, When, Why, Who, How,...

Đến đây, bạn trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết email phía trên. 

Có một số mẫu câu thường gặp trong phần nội dung chính là sự đề cập đến link hoặc file đính kèm. Mẫu câu thường được sử dụng như sau.

  • Please find the attached file for your review. (Vui lòng xem đính kèm.)

  • Kindly see the attached document for more details. (Vui lòng xem đính thèm để biết thêm chi tiết.)

  • I have included the necessary file for your reference. (Vui lòng tham khảo thông tin cần thiết đính kèm.)

  • Attached, you'll find the document related to our discussion. (Vui lòng tham khảo thông tin liên quan được đính kèm.)

Lưu ý: Bởi đây là email nên bạn cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.

Viết email phần Concluding sentence (Lời kết)

Thông thường phần này sẽ thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ của người gửi nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào, hoặc khi người gửi có một yêu cầu nhỏ từ người nhận. 

Một số mẫu câu kết thúc email thường dùng.



Lời kết

Mẫu

Dịch nghĩa

Sẵn sàng hỗ trợ

Let me know if you need anymore information.

Vui lòng liên hệ nếu có bất cứ thắc mắc nào.

Feel free to contact me if you need further information.

Vui lòng liên hệ nếu có bất cứ thắc mắc nào.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Hy vọng các thông tin trên giải đáp thắc mắc của anh/chị. Nếu cần thêm hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ chúng tôi.

Yêu cầu

Please reply once you have the chance to…

Vui lòng phản hồi sớm nhất có thể.

Please get back to me as soon as possible.

Vui lòng phản hồi sớm nhất có thể.

Lưu ý: Thông thường, bạn sẽ thể hiện thiện chí của mình bằng cách để lại lời sẵn sàng giúp đỡ. Tuy nhiên, nếu người nhận cần phải thực hiện các thao tác nào đó (như phản hồi), bạn có thể đặt lời yêu cầu ở đây.

Viết email phần Sign off: Ký tên

Ở đây ta sẽ viết một dòng chữ kết thư và ký tên. Dòng chữ kết thư thường sẽ được chia thành 3 loại tương tự phần chào hỏi như sau.



Lời kết

Mẫu

Dịch nghĩa

Kết thư thân mật

Bye,

Best,

Regards,

Take care,

Best wishes,

Tạm biệt,

Thân,

Thân,

Bảo trọng,

Ngàn lời tốt đẹp nhất,

Kết thư trang trọng

Yours sincerely,

Best regards,

Trân trọng,

Trân trọng,

Kết thư khi không biết rõ tên người nhận

Yours faithfully,

Trân trọng,

Hướng dẫn viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Những bạn đang học IELTS có thể tham khảo thông tin IELTS General Training Writing Task 1 để có thể tự viết một Email chuyên nghiệp trong mọi tình huống.

Template mẫu viết email tiếng Anh

Sau đây là một số template email mẫu để bạn có thể tham khảo bất kể khi bạn cần viết email trang trọng hoặc thân mật.

Template email tiếng Anh mang tính trang trọng

Mẫu template email cho nội dung trang trọng.



Cấu trúc

Mẫu

Greeting

Dear Mr/ Mrs + Last name/

Dear Sir or Madam/

To whom it may concern 

Opening Comment

I hope this email finds you well./

I hope you have a nice weekend./

Thank you for your prompt response./

Thank you for signing up./

Thank you for choosing us.

Introduction

I hope this message brightens your day.../

I trust you had a wonderful [weekend/holiday].../

I'm reaching out to discuss.../

I wanted to express my sincere gratitude for…/

Following up on our recent conversation.../

Regarding our discussion last [day/week]...

Main point

Đưa các thông tin nội dung cụ thể (Wh/H-questions) và thông tin đính kèm nếu có: Please find the attached file for your review./

Kindly see the attached document for more details./

I have included the necessary file for your reference./ 

Attached, you'll find the document related to our discussion. 

Concluding sentence

Feel free to contact me if you need further information./

I trust the above detail resolves your queries./

I look forward to your response./

Thank you for your time and consideration.

Signing off

Yours sincerely,/

Best regards,/

Yours faithfully,

Template Email mang tính thân mật

Mẫu template email cho nội dung thân mật.



Cấu trúc

Greeting

Dear + First name

Hi + First name

Hi there!

Opening comment

How are you?

How are things?

I hope this email finds you well.

I hope you are doing well.

Introduction

Long time, no chat! 

How've you been? 

I hope life's treating you well on your end.

Any exciting updates on your end?

Fill me in on what's been happening with you.

Main point

Đưa ra các thông tin cụ thể (Wh/H-questions).

Concluding statement

Feel free to contact me.

Can't wait to hear what's been going on in your world!

Hope to hear from you soon.

Thinking about how lucky I am to have you as a friend.

Signing off

Take care,

Until next time,

Cheers,

Mẫu email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một số mẫu email chuyên nghiệp các bạn có thể tham khảo cho các mục đích khác nhau.

Mẫu email tiếng Anh xin việc (Letter of application)

Dear [Hiring Manager's Name],

 

 

I trust this email finds you well. I am writing to express my sincere interest in the [Job Position] opportunity at [Company Name], as advertised. Please find attached my resume for your consideration.

 

 

In my recent role at [Previous Company], I had the opportunity to [highlight a key achievement or responsibility relevant to the new position]. This experience, along with my proficiency in [mention relevant skills], has equipped me with the tools to excel in a dynamic role such as [Job Position].

 

 

I am particularly drawn to [specific aspects of the job] at [Company Name], and I am confident that my skills in [mention relevant skills] align well with your requirements.

 

 

I would welcome the opportunity to discuss my application further in an interview. Thank you for considering my candidacy.

 

 

Looking forward to the possibility of contributing to the success of [Company Name].

 

 

Sincerely,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh phàn nàn (Letter of complaint)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I hope this message finds you well. I've encountered an issue with [Product/Service] on [date], and despite my previous attempts to address it, the problem persists.

 

 

I value your company and have been a loyal customer for [duration], which is why this situation is disappointing. I kindly request your prompt attention and resolution to restore my confidence in your services.

 

 

Thank you for your swift action.

 

 

Sincerely,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh yêu cầu (Letter of request)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I trust this message finds you well. I am writing to request your assistance with [briefly explain the nature of your request]. Your expertise in [relevant area] and your [mention any specific qualities or knowledge] make you the perfect person to help me navigate this situation.

 

 

I understand that your time is valuable, and I truly appreciate your consideration of my request. If you could spare a few moments for [meeting/discussion/information], it would be immensely beneficial.

 

 

Thank you very much for considering my request. I am grateful for your time and assistance. I look forward to hearing from you soon.

 

 

Warm regards,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh giới thiệu (Letter of reference)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I am pleased to recommend [Name of the Person You're Recommending] for any professional opportunity. I have had the privilege of working closely with [him/her] for [duration of your professional relationship] and am consistently impressed with [his/her] exceptional [mention specific skills or qualities]. [Name] not only excels in [highlight a key area of expertise], but also consistently demonstrates a strong work ethic and a collaborative spirit.

 

 

[Name]'s ability to [mention a specific strength or achievement] has significantly contributed to our team's success. [He/She] is a valuable asset, and I am confident that [his/her] skills and dedication will make a positive impact wherever [he/she] chooses to contribute in the future. Please feel free to contact me at [Your Email Address] or [Your Phone Number] if you have any further questions.

 

 

Sincerely,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh xin lỗi (Letter of apology)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I hope this message reaches you well. I wanted to extend my sincere apologies for the oversight in [mention the specific situation]. It was not my intention to overlook [detail or action], and I deeply regret any inconvenience or frustration it may have caused.

 

 

I take full responsibility for the mistake and am actively working to [mention any corrective actions you're taking]. Your understanding is invaluable to me, and I am committed to ensuring this does not happen again. Thank you for your patience, and I appreciate your continued trust.

 

 

Sincerely,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh cảm ơn (Thank-you notes/letter)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I hope this note finds you well. I wanted to take a moment to express my sincere gratitude for [specific reason or gesture]. Your kindness truly made a difference, and I am incredibly appreciative.

 

 

In a world that can sometimes be hectic, your thoughtfulness stood out and brightened my day. It's gestures like these that remind me of the beauty of human connection, and I feel fortunate to have people like you in my life.

 

 

Thank you once again for your generosity and thoughtfulness. I look forward to the next opportunity to connect.

 

 

Warm regards,

 

[Your Full Name]

Mẫu email tiếng Anh thư mời (Letter of invitation)

Dear [Recipient's Name],

 

 

I hope this letter finds you in great spirits. It is with immense pleasure that I extend an invitation to you for [event/occasion]. The event is scheduled for [date] at [venue] and promises to be a [brief description - exciting, fun-filled, informative] gathering.

 

 

We believe your presence would add to the joy of the occasion, and we would be honored if you could join us. The event will commence at [time] and will include [brief agenda if applicable].

Please RSVP by [RSVP date] to confirm your attendance.

 

 

Looking forward to celebrating this [event/occasion] together.

 

 

Warm regards,

 

[Your Full Name]

Gợi ý một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Trong thư từ và email tiếng Anh có rất nhiều từ viết tắt được sử dụng rộng rãi.



Từ viết tắt

Từ vựng

Dịch nghĩa

FYI 

For Your Information

Để cho bạn biết

ASAP

As Soon As Possible

Sớm nhất có thể

RSVP

Répondez S'il Vous Plaît (Please Respond)

Vui lòng phản hồi

CC

Carbon Copy

Gửi bản sao

BCC

Blind Carbon Copy

Gửi bản sao ẩn

P.S.

Post Scriptum (After Writing)

Tái bút

Những mẫu câu thông dụng được sử dụng trong viết email bằng tiếng Anh

Những mẫu câu chào hỏi 



Mẫu câu

Dịch nghĩa

Dear

Kính thưa

Hi/Hello

Xin chào

To whom it may concern 

Kính gửi các cơ quan hữu quan

Những mẫu câu giải thích lý do viết email 



Mẫu câu

Dịch nghĩa

The purpose of this letter is to...

Mục đích của bức thư này là để...

I am writing to inform you about...

Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về...

I would like to bring to your attention...

Tôi muốn thu hút sự chú ý của bạn...

Những mẫu câu yêu cầu 



Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am reaching out to request more information regarding...

Tôi đang liên hệ để yêu cầu thêm thông tin về...

Could you please provide details on...

Bạn có thể vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về...

I would appreciate it if you could clarify...

Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể làm rõ...

Những mẫu câu đề nghị giúp đỡ



Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am seeking your assistance regarding...

Tôi đang tìm kiếm sự giúp đỡ của bạn về...

Could you kindly help with...

Bạn có thể vui lòng giúp đỡ với...

I would be grateful for your support in...

Tôi sẽ biết ơn sự hỗ trợ của bạn trong...

Những mẫu câu thông báo tin tốt



Mẫu câu

Dịch nghĩa

I'm pleased to let you know that...

Tôi vui mừng thông báo cho bạn biết rằng...

It brings us immense joy to announce that...

Nó mang lại cho chúng tôi niềm vui to lớn để thông báo rằng...

We have wonderful news to share with you...

Chúng tôi có tin tức tuyệt vời muốn chia sẻ với bạn...

Những mẫu câu thông báo tin xấu 



Mẫu câu

Dịch nghĩa

I regret to inform you that...

Tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng...

I'm writing to share some challenging news...

Tôi viết lá thư này để chia sẻ một số tin tức đầy thách thức...

It is with a heavy heart that I convey...

Tôi truyền đạt tin này với một trái tim nặng trĩu...

Những mẫu câu phàn nàn 



Mẫu câu

Dịch nghĩa

I am writing to express my dissatisfaction with...

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của tôi với...

I am compelled to bring to your attention the issues I have encountered with...

Tôi buộc phải lưu ý bạn những vấn đề tôi gặp phải với...

I regret to inform you that I have experienced several problems with...

Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng tôi đã gặp phải một số vấn đề với...

Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

DOL sẽ không thể nào tổng hợp được tất cả trường hợp sử dụng email trong bài viết này, vậy nên DOL sẽ đưa ra những lưu ý chung để các bạn tham khảo và áp dụng vào trường hợp riêng của mình nhé.

  • Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự;

  • Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh;

  • Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”;

  • Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (như 1 lời khuyên);

  • Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu;

  • Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!);

  • Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

Vậy là chúng ta đã đi qua tất cả những phần cần thiết nhất để có được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Hy vọng rằng bài viết của DOL có thể giúp bạn tự biên soạn được một bức email theo văn phong của chính mình dựa theo cấu trúc cơ bản nhất để thu hút người đọc và thể hiện tốt thông điệp mình gửi gắm.

Đừng quên rà soát và đọc lại thật kĩ email của mình một lần nữa trước khi nhấn nút gửi cũng như kiểm tra các tài liệu liên quan đã được đính kèm hay chưa, để tránh những sai lầm đáng tiếc nhất là đối với một email quan trọng.

Hãy xem các bài viết khác của DOL để hiểu hơn về cách viết tiếng Anh sao cho tự nhiên nhất nhé. Chúc bạn thành công!

Đăng ký test đầu vào IELTS miễn phí và nhận tư vấn

Nhắn tin DOL qua Facebook

Click để nhắn tin với DOL qua fanpage chính

Gọi điện liên hệ

Liên hệ DOL qua hotline miễn phí: 1800 96 96 39

DOL có 15+ cơ sở tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng

Click để xem địa chỉ chi tiết

promotion-backgroundpromotion-background