Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
A
Kiến thức cấn biết khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
B
Email mẫu bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

31/05/20189 min read
Bạn đang bối rối khi được yêu cầu viết email bằng tiếng Anh thật ấn tượng với văn phong, ngôn từ chuyên nghiệp để gửi cho nhà tuyển dụng xin phỏng vấn việc làm? Hay đơn giản là bạn có một người bạn nước ngoài và muốn giữ liên lạc với người bạn này qua email nhưng bạn lại không biết bắt đầu ra sao? DOL hiểu rằng dù bạn có tự tin giao tiếp tiếng Anh xịn đến đâu, thì khi viết vẫn gặp rất nhiều vấn đề về trình bày, từ ngữ, cấu trúc. Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp để ghi điểm thật hoàn hảo với người nhận.

A. Kiến thức cấn biết khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Bố cục khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Greeting (Chào hỏi)

Bắt đầu với phần “mở màn" chào hỏi, ta có thể sử dụng mẫu câu trang trọng và lịch sự sau đây:

Dear + title (danh xưng)  + surname (họ)

Ví dụ: Dear Mr| Ms| Mrs Parker.

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam.

2. Opening comment (Lời mở đầu)

Phần Opening comment thường là những câu hỏi thăm về tình hình sức khoẻ hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục đích hồi đáp như:

  • How are you?

  • How are things?

Hoặc là những câu chúc đơn giản:

  • I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe);

  • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ).

Nếu người nhận email là người quen hoặc bạn và người đó đã có liên lạc với nhau trước đó, bạn có thể bắt đầu bằng những lời hỏi thăm về những công việc mà người đó đã làm trong thời gian vừa qua, hoặc những lời chúc cho những dự án sắp tới của họ. Hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước.

3. Introduction (Giới thiệu)

Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email này, do đó tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ đơn giản sau đây:

  • I am writing to + verb… (tôi viết email này để ...)

Chúng ta không nên sử dụng từ viết tắt như I'm trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó ta nên ghi rõ:

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh);

  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa).

Đối với các mối quan hệ xã giao, ta nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói trực tiếp cho các mối quan hệ thân mật hơn. Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như

  • I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong tình huống không cần quá trang trọng, các bạn có thể dùng đơn giản như “I just want to…”

4. Mainpoint (Nội dung chính)

Đến đây, bạn đã có thể trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết email phía trên. Bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.

Ví dụ như bạn đang viết một bức email gửi cho thầy cô ở trường để xin vắng học trong hôm đó, sau khi trình bày lí do viết email, hãy nói rõ bạn xin nghỉ phép vào ngày nào, buổi học nào và lí do tại sao bạn vắng học vào ngày hôm đó. Nếu có thêm thông tin, bạn cũng chỉ cần đưa ra một lời cam kết ngắn gọn bạn sẽ hỏi lại bài đầy đủ trước khi đến lớp vào hôm sau.

Tất nhiên, một bức email cũng giống như một câu chuyện bạn kể nhằm thuyết phục người nhận tiếp nhận được thông tin, vấn đề và hồi đáp trao đổi nếu cần. Khác biệt một chỗ là câu chuyện trong email chỉ yêu cầu những thông tin chính, đầu mục chính để người nhận dễ dàng theo dõi. Hãy vận dụng vốn câu từ tiếng Anh của chính bạn để sáng tạo theo văn phong riêng của mình nhé.

Lưu ý nếu như bạn có sử dụng lại những cụm từ dùng trong văn phong trang trọng như DOL đã gợi ý bên trên, bạn cũng nên hạn chế và đọc lại một lần nữa trước khi gửi để đảm bảo câu từ mượt mà và tự nhiên nhất có thể nhé.

5. Concluding sentence (Lời kết)

Đừng quên chào lại một lần nữa ở cuối thư. Tất nhiên, cách chào lúc này sẽ khác với phần mở đầu thư vì bạn cần kết lại nội dung của cả thư hoặc “nhắc nhở" người nhận phản hồi lại thư của mình. Bạn có thể chọn một số cách sau đây để kết thúc 1 email bằng tiếng Anh:

  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin);

  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé);

  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn);

  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…” Trong trường hợp văn phong thư cần trang trọng hơn nữa, bạn còn có thêm những lựa chọn sau đây:

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi);

  • I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ);

  • Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…);

  • We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. (Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm).

6. Sign off (Ký tên)

Phần cuối cùng này của 1 email bằng tiếng Anh bao gồm 2 phần nhỏ, đó là những dòng chữ đi kèm và phần họ tên (chữ kí) của người gửi thư như sau:

Trường hợp không cần quá trang trọng

  • Best;

  • Best wishes;

  • Regards;

  • Take care;

  • Bye.

Trường hợp trang trọng

  • Best regards;

  • Warm regards;

  • Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely;

  • Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully.

Ví dụ:

Yours sincerely;

Nguyen Van An.

Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

DOL sẽ không thể nào tổng hợp được tất cả trường hợp sử dụng email trong bài viết này, vậy nên DOL sẽ đưa ra những lưu ý chung để các bạn tham khảo và áp dụng vào trường hợp riêng của mình nhé:

  • Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự;

  • Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh;

  • Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”;

  • Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (như 1 lời khuyên);

  • Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu;

  • Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!);

  • Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

<<< Xem thêm >>> 9 câu hỏi phỏng vấn bằng tiếng Anh thông dụng nhất (Kèm câu trả lời)

B. Email mẫu bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Khi đã nắm được hết cấu trúc khi viết email bằng tiếng Anh cơ bản, cùng tham khảo một bài mẫu dưới đây để hiểu cách áp dụng trong thực tế như thế nào nhé!

November 15, 2018

Ms. Nguyen Thi Minh Hoa

Director of Personnel

ABCD Corporation

cprince\@largebank.com

Dear Ms. Prince,

My name is Nguyen Van An. As I indicated in our telephone conversation yesterday, I would like to apply for the marketing research position you advertised in the November 15th edition of the Tuoi Tre newspaper. With my undergraduate research background, my training in psychology and sociology, and my work experience, I believe I could make a valuable contribution to ABCD Corporation in this position.

In November I will complete my Bachelor of Science in Psychology from the Open University. As part of the requirements for this degree, I am involved in a senior marketing research project that has given me experience interviewing and surveying research subjects and assisting with the analysis of the data collected. I also have completed a course in statistics and research methods.

In addition to academic work, my experience also includes working part-time as a bookkeeper in a small independent bookstore with an annual budget of approximately \$150,000. Because of the small size of this business, I have been exposed to and participated in most aspects of managing a business, including advertising and marketing. As the bookkeeper, I produced monthly sales reports that allow the owner/buyer to project seasonal inventory needs. I also assisted with the development of ideas for special promotional events and calculated book sales proceeds after each event in order to evaluate its success.

I believe that the combination of my business experience and social science research training is well-suited to the marketing research position you described. I have enclosed a copy of my resume with additional information about my qualifications. Thank you for your consideration. I look forward to receiving your reply.

Thank you and Best regards,

Nguyen Van An

Vậy là chúng ta đã đi qua tất cả những phần cần thiết nhất để có được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Hy vọng rằng bài viết của DOL có thể giúp bạn tự biên soạn được một bức email theo văn phong của chính mình dựa theo cấu trúc cơ bản nhất để thu hút người đọc và thể hiện tốt thông điệp mình gửi gắm.

Đừng quên rà soát và đọc lại thật kĩ email của mình một lần nữa trước khi nhấn nút gửi cũng như kiểm tra các tài liệu liên quan đã được đính kèm hay chưa, để tránh những sai lầm đáng tiếc nhất là đối với một email quan trọng.

Hãy xem các bài viết khác của DOL English để hiểu hơn về các viết tiếng Anh sao cho tự nhiên nhất nhé. Chúc bạn thành công!

9 vấn đề nhức nhối khi học IELTS Online mùa Corona
9 vấn đề nhức nhối khi học IELTS Online mùa Corona
Xem giải pháp của DOL